Когда рассылать приглашения

Содержание 9

Срок рассылки — единственное решение в организации праздника, которое нельзя исправить потом. Опоздали на неделю — половина гостей уже занята, и никакие извинения этого не меняют. Разослали слишком рано — про вас забудут и запишутся к стоматологу на ту же субботу.

Срок зависит не от того, насколько праздник важен вам, а от того, насколько заранее ваши гости планируют выходные. У родителей пятилетних детей и у коллег с семьями это разные календари.

Короткий ответ

• Детский праздник — за две недели.
• День рождения взрослого — за три недели.
• Юбилей — за месяц, если ждёте гостей из другого города — за полтора.
• Свадьба — save the date за полгода, само приглашение за три месяца.
• Корпоратив и Новый год — за месяц, а лучше в начале ноября.
• Крестины, выпускной, встреча класса — за три недели.

Детский праздник — за две недели

Раньше не нужно: у семей с маленькими детьми планы не строятся на месяц вперёд, а взрослые всё равно вспомнят за пару дней до. Позже рискованно — в выходные у таких семей обычно уже что-то есть: бассейн, бабушка, чужой день рождения.

Если зовёте через воспитателя или классного руководителя, добавьте несколько дней: пригласительные полежат в шкафчиках или в чате родителей, пока их заметят. И закладывайте выходные — пятничная рассылка доходит до многих только в понедельник.

День рождения взрослого — за три недели

Три недели — это компромисс между «ещё не думал о выходных» и «уже занято». Если гостей меньше десяти и все они близкие, хватит и двух: такие обычно подстраиваются.

Юбилей — за месяц

Круглая дата собирает людей, которые видятся редко, и часто — из других городов. Месяца хватает, чтобы взять билеты и договориться на работе; за две недели билеты уже дороже вдвое, и отказ будет вежливым, но твёрдым.

Если хотя бы часть гостей приедет издалека, считайте полтора месяца и указывайте в приглашении не только дату, но и день недели: человеку, который планирует поездку, это первое, что нужно знать.

Свадьба — два письма вместо одного

Здесь работает пара «save the date» плюс приглашение, и путать их не стоит.

Save the date уходит за полгода, как только известна дата. Это не приглашение, а просьба не занимать день: ни программы, ни адреса в нём может не быть вовсе. Многие гости к этому моменту уже планируют отпуск, и одна короткая строчка спасает вам десяток человек.

Само приглашение — за три месяца, когда площадка точно ваша. В нём уже всё: время сбора, адрес, дресс-код, до какого числа ждёте ответ. Пригласительные на свадьбу традиционно делают именными, и это не церемониал: имя на приглашении отвечает на вопрос, приглашён ли человек с парой и с детьми, — а спрашивать об этом вслух неловко всем.

Корпоратив и Новый год — раньше, чем кажется

Декабрьские выходные разбирают в ноябре, а площадки — ещё раньше. Если ждёте коллег с семьями, месяц — это минимум, и лучше объявить дату в начале ноября, даже если программа ещё не готова: дату держат, программу читают потом.

Если вы уже опоздали

Опоздание чинится не извинениями, а конкретикой. Три вещи, которые реально помогают:

• Скажите прямо, что приглашаете поздно. Гость не обидится на срок — он обидится на ощущение, что о нём вспомнили в последний момент и делают вид, что так и задумано.
• Назовите крайний срок ответа. «Скажите до четверга» работает, «дайте знать» — нет.
• Позвоните тем, кто вам действительно нужен. Рассылка на двадцать человек и звонок пятерым — это разные инструменты, и второй не заменяется первым.

Когда напомнить

Одного приглашения мало: человек прочитал, мысленно согласился и закрыл чат. Напоминание за два-три дня до праздника — это не назойливость, а нормальная часть организации. В нём должно быть то, что понадобится в дороге: время, адрес, как найти вход.

Почему ссылку рассылать проще, чем файл

Картинку в чате пролистывают и забывают, а найти её через неделю в переписке почти невозможно. Ссылка остаётся: гость открывает её, когда вспомнил, видит адрес и карту и отмечает, придёт ли. Вам не приходится обзванивать двадцать человек, чтобы посчитать, сколько заказывать еды.

Если что-то поменялось — время сбора, адрес, — правится одна страница, и все видят новое. Разосланный файл исправить уже нельзя: он лежит в двадцати чатах в старом виде.

Посмотрите, как такое приглашение выглядит у гостя, и выберите дизайн в каталоге — текст впишете сами, а готовое приглашение увидите до оплаты.